Lorsque vous êtes invité à rejoindre une clinique en appel vidéo, vous recevez un e-mail pour créer votre compte. Cliquez sur le bouton "Créer votre compte" dans votre e-mail d'inscription et vous serez redirigé vers une page qui vous demandera votre nom (celui-ci apparaîtra sur votre compte, veuillez donc utiliser votre propre nom) et vous permettra de configurer votre mot de passe personnel - il doit avoir au moins 13 caractères mais il n'y a pas de règles concernant les lettres, les chiffres ou les caractères spéciaux.
Remarque : Il est recommandé de configurer votre compte avec votre propre adresse e-mail plutôt qu'avec une adresse générique. De cette façon, vous contrôlez votre compte et pouvez réinitialiser votre mot de passe à tout moment, si nécessaire. Si vous utilisez une adresse e-mail générique partagée, lorsque vous voyez des patients, le nom associé à ce compte d'adresse e-mail sera celui qui apparaîtra sur votre écran. Vous pouvez utiliser une adresse e-mail personnelle pour configurer votre compte si vous n'avez pas d'adresse e-mail professionnelle spécifique.
N'oubliez pas d'enregistrer la page de connexion dans vos "Signets" ou "Favoris" afin de vous connecter facilement tous les jours.
Après vous être connecté, vous serez dans votre zone d'attente virtuelle (mais il n'y aura encore personne en attente si votre clinique vient d'être créée). Sur le côté gauche, un panneau gris foncé avec un petit triangle indique que vous êtes dans la zone d'attente. Si vous cliquez sur "Configurer" (sous la zone d'attente), vous serez redirigé vers une nouvelle page où vous verrez un en-tête de menu pour les options de configuration en haut de la page - Clinique, Membres de l'équipe, Interface d'appel, Qualité d'appel, Zone d'attente, Musique d'attente et participation à un appel.
Il n'est pas essentiel que vous configuriez toutes ces sections avant votre premier appel vidéo. Au cas où vous seriez pressé, nous les avons classés comme suit :
- tâches de configuration essentielles – clinique, membres de l'équipe, salle d'attente
- tâches de configuration facultatives - modules complémentaires, interface d'appel, qualité d'appel, musique d'attente.
Tâches de configuration essentielles pour les administrateurs de clinique
Clinique
Le « Nom de la clinique » et le « Domaine unique » sont déjà pré-remplis à partir des informations que vous avez fournies dans le formulaire d'inscription. Vous pouvez les modifier si vous le souhaitez. Votre domaine unique fait partie du lien Web que vous enverrez aux patients afin qu'ils puissent avoir une consultation par appel vidéo. Vous ne devez pas modifier votre domaine unique après avoir commencé à prendre des rendez-vous par appel vidéo. Si vous modifiez quoi que ce soit, assurez-vous de cliquer sur le bouton "Enregistrer" en bas de la page.
Vous pouvez ajouter votre logo, si vous le souhaitez, afin qu'il apparaisse dans l'écran d'attente des patients, ou vous pouvez le faire plus tard.
Il est conseillé d'ajouter un contact d'assistance (il peut s'agir de votre personnel administratif/réceptionniste ou responsable de télésanté) afin que les membres de votre équipe puissent contacter quelqu'un s'ils rencontrent des difficultés avec l'appel vidéo. Ces détails apparaîtront dans la zone d'attente de la clinique dans la colonne de droite.
Voir les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer votre clinique .
Membres de l'équipe
C'est ici que vous ajouterez les prestataires de services de santé et tout personnel administratif afin qu'ils puissent utiliser l'appel vidéo. Les autorisations sont présélectionnées pour les zones d'attente, les salles de réunion et les salles d'utilisateurs (voir les informations sur les types de salle ) pour chaque type de rôle différent. Nous vous suggérons de désélectionner les salles d'utilisateurs car elles ne sont pas nécessaires pour consulter un patient et peuvent prêter à confusion - les salles d'utilisateurs sont désactivées par défaut lorsque vous invitez un nouvel utilisateur à la clinique.
Les prestataires de services de santé et les réceptionnistes doivent être constitués en « membres de l'équipe ». N'oubliez pas de désigner au moins une autre personne comme 'administrateur' au cas où vous seriez en congé.
Consultez les instructions détaillées (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer les membres de l'équipe .
Après avoir ajouté tous les membres de l'équipe, assurez-vous que chaque personne se connecte, définit son mot de passe à 13 caractères et modifie son profil pour inclure une photo ou modifier son nom, son nom d'utilisateur, son adresse e-mail ou son mot de passe.
Salle d'attente
Configuration générale - assurez-vous de sélectionner le bon "fuseau horaire" - faites défiler la liste déroulante jusqu'à "Australie" et sélectionnez le fuseau horaire qui correspond à l'endroit où vous vous trouvez.
Partagez la zone d'attente - il existe différentes façons de fournir à vos patients l'accès à votre zone d'attente - vous pouvez leur envoyer un lien Web ou les envoyer vers votre site Web où ils cliquent sur un bouton.
Horaires de la zone d'attente - ne mettez pas vos heures de pratique habituelles dans la zone d'attente des heures avant de déterminer quand l'appel vidéo sera utilisé. Si les prestataires de services de santé sont susceptibles d'utiliser l'appel vidéo après les heures normales ou le week-end, il est préférable de définir les heures d'ouverture de la zone d'attente sur un accès 24h/24 et 7j/7 (pour ce faire, faites en sorte que chaque journée commence à 00h00 et se termine à 24h00). Si la salle d'attente est fermée, l'appel vidéo ne peut pas être utilisé pour une consultation. Si votre clinique ferme à 17h00 mais que les cliniciens travaillent régulièrement jusqu'à 18h00 ou 19h00, il est préférable que votre zone d'attente d'appel vidéo ferme à 19h00 ou plus tard pour accueillir les consultations qui durent plus longtemps.
Informations complémentaires pour les appelants - informations que vos patients verront lorsqu'ils seront sur le point de démarrer l'appel vidéo (telles que votre politique de confidentialité ou vos conditions d'utilisation). Certains de ces champs sont définis par défaut sur les politiques d'appel vidéo de healthdirect. Vérifiez donc qu'elles sont conformes à vos propres politiques ou modifiez ou supprimez les liens.
Champs d'entrée des patients - ce sont des champs que les patients seront invités à remplir lorsqu'ils entrent dans une consultation par appel vidéo. L'appel vidéo demande toujours aux patients leur prénom et leur nom (vous n'avez donc pas besoin de configurer cela). Dans cette section, vous ajoutez d'autres champs à remplir par les patients. Un champ pour le numéro de téléphone est déjà configuré mais vous pouvez le supprimer s'il n'est pas nécessaire. Considérez également si vous souhaitez ajouter de nouveaux champs pour le consentement Medicare ou leur numéro Medicare.
Messages automatisés – peuvent être envoyés aux patients/clients après leur entrée dans la zone d'attente de l'appel vidéo. Vous n'êtes pas obligé d'inclure des messages automatisés, mais envisagez un message de bienvenue ou un message après 10 minutes (600 secondes) pour vous excuser du retard. Vous pouvez également envoyer vos propres notifications personnalisées à partir du tableau de bord de la zone d'attente.
Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer toutes les sections de votre salle d'attente .
Vous pouvez maintenant commencer à organiser des appels vidéo healthdirect ou continuer à configurer les "tâches de configuration facultatives". Si vous souhaitez commencer à passer des appels, passez à l' Étape 3 : Démarrer vos patients avec l'appel vidéo et à l' Étape 4 : Effectuer un appel vidéo healthdirect .
Tâches de configuration facultatives
applications
Il existe une gamme d'applications préinstallées qui fournissent des fonctionnalités et des extensions puissantes à l'appel vidéo. Consultez les instructions détaillées (avec captures d'écran) pour savoir comment personnaliser ces modules complémentaires .
Interface d'appel
Vous pouvez configurer l'appel vidéo pour refléter l'image de marque de votre entreprise avec des couleurs et un logo. Consultez les instructions détaillées (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer votre interface d'appel .
Qualité des appels
Vous n'avez besoin de configurer la qualité des appels que si vous remarquez des problèmes avec la qualité de vos appels. Consultez les instructions détaillées (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer la qualité de vos appels .
Musique d'attente
Il existe six styles de musique différents que vous pouvez choisir pour votre salle d'attente. La valeur par défaut est "Jazz & Blues", mais vous pouvez facilement la modifier via la liste déroulante. Vos patients entendront la musique lorsqu'ils seront dans la salle d'attente - chaque patient peut également changer la musique selon ses goûts pendant qu'il attend.