Votre tableau de bord de la zone d'attente est l'endroit où vous verrez vos patients attendre ou participer à une consultation vidéo avec votre service. Vous verrez des informations telles que leur nom et leur numéro de téléphone, ainsi que toute autre information configurée par l'administrateur de votre clinique.
Exemple de tableau de bord de la zone d'attente de la clinique :
Comment naviguer dans les éléments du tableau de bord de votre zone d'attente
Il existe divers éléments dans le tableau de bord de la zone d'attente de la clinique, notamment les informations sur l'appelant et les paramètres de la zone d'attente. Cliquez sur les titres ci-dessous pour voir les informations détaillées.
Tous les appelants : état, informations, activité, rejoindre un appel et mettre fin à un appel
| Votre tableau de bord de la zone d'attente est l'endroit où vous verrez vos patients attendre ou participer à une consultation vidéo avec votre service. |  |
| Lorsque vous arrivez pour la première fois dans votre tableau de bord de la zone d'attente, vous verrez s'il y a des appelants actuels dans la zone d'attente. L'exemple en haut à droite montre une clinique sans activité d'appel en cours. L'exemple du bas montre 3 appelants en attente dans la salle d'attente de la clinique. |
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| Tous les appelants dans la zone d'attente ont leur propre ligne, affichant toutes les informations requises qu'ils ont saisies . Leur statut sera l'un des suivants :
Pour chaque appelant, vous pourrez accéder à des informations supplémentaires concernant les participants, l'activité d'appel et tous les champs d'entrée de patient supplémentaires requis par la clinique. Pour voir ces informations, cliquez sur les trois points à droite de l'entrée d'un appelant. Remarque : tout membre de l'équipe/administrateur de votre clinique connecté peut accéder à ces informations. |
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| Notifier Àenvoyer une notification à un patient en attente avant de commencer une consultation par appel vidéo - par exemple, pour informer un patient que la clinique est en retard - vous pouvez utiliser la fonction Notifier. Pour accéder à cette fonction, cliquez sur les trois points à droite des informations de cet appelant et sélectionnez Notifier .
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| Joindre un appel Localisez votre prochain patient/client et cliquez simplement sur son bouton Rejoindre pour démarrer la consultation. Si configuré dans votre clinique, une boîte de confirmation contextuelle apparaîtra, indiquant avec qui vous êtes sur le point de rejoindre l'appel. Un hôte est un fournisseur de services avec un compte et un invité est un patient/client. Si le nom qui apparaît n'est pas celui avec lequel vous aviez l'intention de rejoindre l'appel, vous pouvez cliquer sur Annuler et rejoindre l'appel correct. Si la boîte de confirmation n'est pas configurée dans votre clinique, lorsque vous cliquez sur Rejoindre, votre consultation vidéo commencera sans la confirmation. |
 
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| Intervenants Pour afficher les participants à un appel, cliquez sur les trois points à droite de la fiche de l'appelant et sélectionnez Participants . Développez les informations d'un participant en cliquant sur la flèche à droite du nom du participant. Ici vous verrez :
Vous pouvez également déconnecter l'appelant à partir d'ici, le cas échéant. Si un appelant attend d'être vu ou est en attente, il sera le seul participant à l'appel. |
 
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| Activité Pour afficher l'activité d'un appel particulier, cliquez sur les trois points à droite de cet appelant et sélectionnez Activité . Ici, vous verrez un journal d'activité pour un appel particulier. Cela inclut toute information que votre clinique a demandé aux appelants de fournir au moment où ils commencent l'appel (par exemple, numéro d'assurance-maladie ou date de naissance). Ces champs sont configurés dans les champs de saisie du patient dans la section de configuration de la clinique de la plateforme. |
 
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| Fin d'appel Cliquez sur Terminer l'appel pour mettre fin à un appel en cours ou pour mettre fin à l'appel d'un correspondant en attente ou en attente, si nécessaire. Un écran de confirmation montrera le(s) participant(s) qui sera/seront déconnecté(s) de l'appel et donnera une chance de confirmer qu'il s'agit de l'action que vous souhaitez effectuer. Remarque : les appels sont généralement terminés par le clinicien lors de la consultation par appel vidéo avec un patient/client à partir de l' écran d'appel . Mettre fin à un appel depuis le tableau de bord de la zone d'attente est facultatif et disponible si nécessaire. |
 
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Recherche, personnalisation, tri et filtrage
La nouvelle conception de la zone d'attente comprend de nouvelles fonctionnalités pour personnaliser la vue de la zone d'attente, notamment la recherche d'appelants, la personnalisation de la vue de votre tableau de bord, le tri et le filtrage par statut.
Recherche:
| La saisie d'un mot ou d'un numéro affichera toutes les cartes d'appel contenant le mot clé ou le numéro saisi. Cela peut aider à localiser les appelants dans les cliniques très fréquentées où de nombreuses personnes attendent, sont vues et sont en attente. Lorsque la recherche a filtré certains appelants, vous serez alerté dans la barre grise sous les résultats de la recherche. Supprimez le texte ou le numéro que vous avez entré dans la zone de recherche pour voir tous les appelants. |
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Personnalisation :
Les titulaires de compte peuvent personnaliser leur vue par défaut de la zone d'attente en sélectionnant les options de champ de saisie des patients disponibles. La vue par défaut est configurée par un administrateur de la clinique et toutes les informations d'entrée de l'appelant peuvent également être trouvées dans l' activité d'appel en cliquant sur les 3 barres à droite de la carte de l'appelant. Si vous souhaitez modifier les colonnes que vous voyez dans la vue du tableau de bord pour tous les appelants, procédez comme suit :
| L'administrateur de votre clinique configurera les colonnes par défaut que vous verrez au niveau de la salle d'attente pour chaque appelant. Dans cet exemple, nous pouvons voir le nom de l'appelant, les participants, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance-maladie et la date de naissance qui sont tous définis comme les colonnes par défaut que les membres de l'équipe verront lorsqu'ils se connecteront. Cliquez sur l' icône du stylo pour modifier la vue par défaut de votre compte, si vous le souhaitez. Cette fonction d'édition est facultative et vous permet une flexibilité quant à la vue de la salle d'attente de la clinique que vous préférez, |
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| Tous les champs d'entrée de patient qui n'ont pas été définis dans la vue par défaut s'afficheront et vous pourrez sélectionner les colonnes que vous souhaitez voir dans les cartes d'appelant sur le tableau de bord de la clinique. Dans cet exemple, nous avons désélectionné Date de naissance car nous ne voulons plus voir cette colonne. Cela peut être utile si la vue contient de nombreuses colonnes sélectionnées et est encombrée. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer cette modification dans votre vue. |
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Dans cet exemple, nous ne voyons plus la date de naissance s'afficher dans les cartes d'appel car nous avons désélectionné cette colonne. N'oubliez pas que tous les champs de saisie du patient peuvent également être consultés en cliquant sur les 3 points à droite de la carte de l'appelant et en sélectionnant Activité d'appel - afin que vous puissiez décider quels champs vous souhaitez voir sous forme de colonne et lesquels vous êtes heureux de voir dans Activité d'appel. Remarque : vous pouvez modifier l'affichage des colonnes à tout moment. |
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Tri:
Les appelants peuvent être triés en cliquant sur la flèche à côté des colonnes que vous avez dans la vue de votre zone d'attente. Toutes les colonnes ont une option de tri, ce qui peut vous aider à trouver rapidement et facilement ce dont vous avez besoin, même dans une salle d'attente très fréquentée. Par exemple, vous pouvez trier par :
| Statut | Trie selon la durée d'activité de l'appel |
| Nom de l'appelant | Le nom de l'appelant est trié par ordre alphabétique. Voici un exemple: 
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| Intervenants | Trie les appelants en fonction du nombre de participants à l'appel |
| Numéro de téléphone | Trier par numéro |
Filtration:
Vous pouvez filtrer par type de statut pour vous aider à naviguer dans la liste des appelants dans la zone d'attente.
| Lorsque vous vous connectez, vous verrez tous les appelants en attente, en cours de consultation ou en attente dans la salle d'attente de la clinique. Cliquez sur le bouton Filtres à côté de la barre de recherche pour filtrer par statut et sélectionner la ou les options souhaitées. Dans la liste déroulante, vous verrez des options de filtrage, avec des fonctionnalités améliorées pour filtrer par temps d'attente, en attente et être vu. Pour filtrer complètement un état , cliquez sur le X dans le bouton d'état souhaité sous la barre de recherche. Cela filtrera tous les appelants avec ce statut. Les filtres peuvent être réinitialisés en cliquant sur le bouton Réinitialiser les filtres . |
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| Si vous ajoutez une durée à un filtre, vous la verrez reflétée dans le bouton d'état correspondant sous la barre de recherche. Dans cet exemple, le filtre affiche tous les appelants en état d'attente qui attendent depuis plus de 5 minutes, comme indiqué dans la zone d'état en surbrillance. |
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| Dans cet exemple, nous avons filtré tous les appelants avec le statut Être vu , en cliquant sur le x dans la case Être vu et en le supprimant de la vue (comme indiqué en rouge). Une boîte grise sous les cartes d'appel vous avertit si des appelants sont actuellement filtrés. Les filtres peuvent être réinitialisés en cliquant sur le menu déroulant Filtres et en cliquant sur Réinitialiser les filtres . Remarque : tous les filtres que vous appliquez ne concernent que votre compte. Ils n'affecteront pas la vue des autres membres de l'équipe. Les filtres appliqués ne persisteront pas une fois que vous vous serez déconnecté. |
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Colonne RHS comprenant les paramètres de la zone d'attente
| La colonne à droite de la zone d'attente de la clinique comprend les paramètres de test avant appel et de zone d'attente , où vous trouverez des informations importantes sur la clinique. Remarque : La colonne RHS peut être masquée et affichée selon les besoins de votre compte, comme indiqué ci-dessous. |
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| Afficher/Masquer la colonne RHS S'il est masqué, il y aura plus d' espace pour afficher les informations sur l'appelant dans la colonne du milieu de la zone d'attente, ce qui sera utile pour les petits écrans. Dans le premier exemple à droite, la colonne RHS s'affiche et vous pouvez accéder au test de préappel et à tous les paramètres de la zone d'attente . Vous pouvez voir le bouton Masquer la colonne . Dans le deuxième exemple, la colonne RHS a été masquée et cliquer sur Afficher la colonne la ramènera à l'écran. N'oubliez pas que le bouton Inviter est toujours visible en haut à droite et permet d'accéder rapidement à la fonction SMS ou Courriel pour inviter les patients/clients dans la salle d'attente pour leur rendez-vous. |
 
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| Test pré-appel Vous pouvez effectuer un test avant appel qui testera votre réseau et votre équipement. Vous pouvez le faire lorsque vous commencez à utiliser l'appel vidéo et vous n'avez besoin de faire un autre test que si vous rencontrez des problèmes ou si vous changez d'appareil ou de modem. |
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| Partagez le lien vers votre espace d'attente - C'est le lien dont vos patients/clients ont besoin pour arriver dans votre salle d'attente. Vous pouvez copier le lien de la clinique et le coller dans un e-mail ou un dépliant de rendez-vous patient, par exemple. Vous pouvez également envoyer une invitation à la salle d'attente par e-mail ou SMS, comme indiqué ci-dessous. |
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| Envoyez une invitation par e-mail ou SMS dans votre zone d'attente. Cliquez sur SMS ou Email sous Partager le lien vers votre Espace d'Attente et une boîte de dialogue s'ouvrira. Sélectionnez Envoyer un e-mail ou Envoyer un SMS en haut, saisissez les détails requis et cliquez sur Envoyer un e-mail ou Envoyer un SMS en bas à droite (bouton bleu) pour envoyer l'invitation. Remarque : le message d'invitation est un texte par défaut et peut être modifié avant d'envoyer l'invitation. L'e-mail ou le SMS que la personne invitée reçoit contient un lien pour démarrer un appel dans la zone d'attente requise. Remarque : Le bouton Inviter en haut à droite de la zone d'attente de la clinique permet d'accéder rapidement à la boîte d'invitation par SMS ou par e-mail . Cela sera visible à tout moment, même lorsque la colonne RHS est masquée. |
 
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| Alertes Les alertes peuvent être définies sous Vos paramètres. Vous pouvez personnaliser comment et quand vous êtes averti des nouveaux appelants dans la clinique par SMS, e-mail et alertes de bureau. Pour les configurer, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de chaque option. Lire la suite: Instructions étape par étape sur la configuration et la réception des alertes de zone d'attente Remarque : la configuration des alertes est une fonctionnalité facultative qui peut ou non convenir à votre flux de travail. |
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| Horaires de la salle d'attente (développez et réduisez cette section en cliquant sur la flèche) Vous pouvez consulter les horaires de la salle d'attente de la clinique. Vous ne pouvez pas modifier les heures ici - allez à Configurer votre zone d'attente de clinique pour le faire si vous êtes un administrateur de clinique. |
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| Assistance - cela montre tous les contacts d'assistance pour la clinique et, le cas échéant, l'organisation. Il s'agit uniquement d'informations, si vous souhaitez modifier les contacts de l'assistance, accédez à la section Configurer de la clinique. |  |
| Microphone et caméra - cette section vous permet de configurer rapidement la configuration d'appel par défaut de la clinique (les appels sont joints avec la caméra activée/désactivée, avec le micro activé/désactivé). |  |
Nom de la clinique et menu LHS
| En haut de la zone d'attente, vous verrez le nom de l'organisation et le nom de la clinique. Cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de la clinique pour afficher toutes les autres cliniques auxquelles vous avez accès en tant que membre de l'équipe et vous pouvez sélectionner l'une d'entre elles pour naviguer vers une autre salle d'attente de la clinique. |
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| Cliquez sur la flèche déroulante à côté du nom de la clinique pour afficher toutes les autres cliniques auxquelles vous avez accès et vous pouvez choisir l'une d'entre elles pour naviguer vers une autre salle d'attente de la clinique. |
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| La gauche du tableau de bord affiche les différents éléments de menu, en fonction de votre rôle dans la clinique. Si vous êtes un administrateur de clinique, vous verrez les boutons Configurer, Applications et Rapports affichés ici. Les membres de l'équipe (prestataires de services) n'ont pas accès à ces fonctions. Remarque : cliquer sur l'icône Menu (hamburger) en haut à gauche masquera les noms de ces éléments de menu en laissant les icônes visibles pour une utilisation facile et une réactivité de l'appareil mobile. |
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